Scan là gì? Hướng Dẫn Scan Giấy Tờ, Ảnh Bằng Điện Thoại

Chào mừng bạn đến với bài viết hướng dẫn và hiểu nghĩa scan do Điện Thoại Nhanh cung cấp. Trong thời đại số hóa hiện nay, việc scan tài liệu, hình ảnh không chỉ giúp bạn sao lưu dữ liệu quan trọng mà còn mang đến nhiều lợi ích về bảo mật và khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ.

Scan Là Gì?

Để bắt đầu, chúng ta hãy làm rõ khái niệm scan là gì. Theo một cách đơn giản:

• Scan hay còn gọi là quét, là quá trình dùng thiết bị máy scan, điện thoại, máy in đa năng có chức năng scan… để chụp lại hoặc ghi lại hình ảnh của tài liệu như giấy tờ, hình ảnh, hóa đơn, danh thiếp, sách, tạp chí, tranh vẽ… thành dạng kỹ thuật số.
• Kết quả của việc scan thường ở các định dạng phổ biến như PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF… Từ đó, bạn có thể lưu trữ, chỉnh sửa hoặc chia sẻ dễ dàng thông qua email, các ứng dụng trò chuyện, cloud hoặc mạng nội bộ.

Nhờ khả năng số hóa dữ liệu, scan giúp cho các cơ quan, doanh nghiệp và cá nhân có thể lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng. Đồng thời, việc số hóa cũng giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng do các yếu tố vật lý (mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ…).

Công Dụng Của Scan Ảnh và Tài Liệu

Tại sao chúng ta lại cần scan? Việc scan ảnh hay tài liệu không chỉ để lưu giữ kỷ niệm hay phục vụ nhu cầu cá nhân. Dưới đây là ba công dụng nổi bật khiến nhiều người chọn số hóa giấy tờ:

Lưu trữ các tài liệu quan trọng

• Bảo quản lâu dài: Thay vì để tài liệu giấy (vốn dễ ố vàng, rách, hỏng do môi trường) thì khi scan, bạn có thể lưu trữ chúng ở dạng file kỹ thuật số bền vững hơn.
• Tiết kiệm không gian: Thay vì phải dành hẳn một tủ hồ sơ hay kệ sách, bạn chỉ cần dung lượng nhỏ trên máy tính hoặc lưu trữ đám mây. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp, công ty có lượng giấy tờ lớn.
• Dễ dàng chia sẻ: Khi đã có bản scan, bạn có thể nhanh chóng gửi qua email, chat, hay đính kèm vào các hệ thống quản lý dữ liệu nội bộ của công ty.

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

• Mã hóa dữ liệu: Khi tài liệu giấy được số hóa, bạn có thể áp dụng các giải pháp mã hóa, yêu cầu mật khẩu khi truy cập, giới hạn người xem để bảo vệ thông tin.
• Sao lưu – Phục hồi dữ liệu: Trong trường hợp cần sao lưu, việc tạo các bản copy điện tử trở nên cực kỳ nhanh chóng, an toàn. Bạn có thể lưu trữ ở nhiều nơi, phòng trường hợp mất mát do thiên tai, hỏa hoạn.
• Quản lý phân quyền: Đối với tài liệu nhạy cảm, chỉ những người được cấp quyền mới xem hoặc chỉnh sửa. Điều này khó thực hiện với tài liệu giấy thông thường.

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

• Tìm kiếm bằng từ khóa: Nếu bạn dùng các công cụ như OCR (Optical Character Recognition), việc nhận dạng ký tự từ file scan sẽ giúp bạn tìm kiếm tài liệu dựa trên nội dung văn bản.
• Sắp xếp thông minh: Thay vì tốn thời gian lục lại từng tệp giấy, bạn có thể mở folder trên máy tính hoặc đám mây, gõ từ khóa là tìm được tài liệu mong muốn.
• Khả năng truy xuất linh hoạt: Bạn có thể xem tài liệu ở bất cứ đâu: công ty, ở nhà, hay trên điện thoại di động, chỉ cần kết nối internet.

Tại sao scan tài liệu ngày càng phổ biến?

Trong thời đại công nghệ đang phát triển, mọi doanh nghiệp, tổ chức đều hướng tới việc tối ưu quy trình, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả làm việc. Việc scan tài liệu trở nên phổ biến bởi các lý do sau:

• Xu hướng văn phòng không giấy tờ: Giảm thiểu chi phí in ấn, tiết kiệm không gian, bảo vệ môi trường.
• Công nghệ di động phát triển: Ai cũng có điện thoại thông minh, camera chất lượng cao. Do đó, “scan mọi lúc – mọi nơi” trở nên khả thi.
• Nhu cầu bảo mật và tuân thủ quy định: Nhiều lĩnh vực (tài chính, y tế, pháp luật…) đòi hỏi bảo mật thông tin chặt chẽ. Scan tài liệu kèm công nghệ mã hóa giúp đáp ứng yêu cầu này.
• Tối ưu chi phí doanh nghiệp: Thay vì dành nhân sự quản lý kho giấy tờ, doanh nghiệp giảm bớt bộ phận giấy tờ thủ công, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: Ngày càng có nhiều ứng dụng, giải pháp và thiết bị scan (máy scan, app trên smartphone), giúp quá trình số hóa trở nên dễ dàng, nhanh chóng.

Hướng dẫn cách scan giấy tờ, ảnh bằng điện thoại

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn scan giấy tờ, ảnh ngay trên điện thoại, từ Google Drive tích hợp sẵn đến ứng dụng scan chuyên nghiệp. Tùy vào hệ điều hành và mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp.

Cách scan trên điện thoại bằng Google Drive

Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất, hỗ trợ người dùng Android (và cả iOS) lưu trữ tài liệu trực tuyến. Một chức năng ít người biết là chức năng scan tài liệu ngay trên ứng dụng Google Drive. Dưới đây là các bước thực hiện.

• Mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại.
• Nhấn vào dấu “+” nằm ở góc phải phía dưới màn hình (trên một số phiên bản, có thể khác một chút).
• Chọn “Scan”.
• Chụp tài liệu bạn cần scan. Ứng dụng sẽ tự động căn chỉnh khung và làm rõ nét. Nếu cần, bạn có thể:

Cắt xén: Căn chỉnh lại phần tài liệu để bỏ đi các phần thừa.

Xoay: Xoay ảnh nếu nó bị nghiêng hoặc lật.

Áp dụng bộ lọc: Tùy theo bạn muốn giữ màu hay muốn có ảnh đen trắng cho rõ chữ.

• Sau khi hoàn tất, nhấn “Save”. Google Drive sẽ tự động lưu tài liệu dưới dạng PDF.
• Bạn có thể đổi tên file và chọn thư mục lưu trên Drive.

Ưu điểm:

• Tích hợp sẵn trong Google Drive, không cần cài thêm app.
• Dễ dàng truy cập và chia sẻ file PDF từ Google Drive.
• Tiết kiệm bộ nhớ điện thoại, vì file lưu trên đám mây.

Nhược điểm:

• Các tính năng scan, chỉnh sửa chưa đa dạng.
• Phụ thuộc vào kết nối mạng để tải file lên Drive.

Cách scan bằng điện thoại sử dụng tính năng riêng

Tùy vào hãng điện thoại và phiên bản hệ điều hành, một số thiết bị Samsung, Xiaomi, Oppo, Vivo, iPhone… có sẵn tính năng quét tài liệu trong ứng dụng camera hoặc ứng dụng note.

Cách scan ảnh bằng điện thoại Samsung:

• Mở ứng dụng Camera trên máy Samsung.
• Tìm chế độ “Document Scan” trong phần cài đặt hoặc chế độ chụp ảnh. Một số dòng mới tự động hiển thị khi camera nhận diện tài liệu.
• Hướng camera vào tài liệu cần scan. Camera sẽ tự động nhận dạng viền và đề xuất cắt xén.
• Chụp ảnh, sau đó chọn lưu dạng JPEG hoặc PDF.
• Mở ảnh trong Gallery, thực hiện chỉnh sửa nếu cần.

Tip:

• Nếu không thấy chế độ scan, bạn có thể vào “Cài đặt Camera” → Bật tùy chọn “Quét tài liệu”.
• Trong trường hợp giao diện One UI cũ, bạn có thể dùng ứng dụng tích hợp như Samsung Notes, chọn biểu tượng “Thêm” → Quét tài liệu.

Cách scan ảnh bằng điện thoại iPhone:

• Mở ứng dụng Notes trên iPhone.
• Tạo ghi chú mới hoặc mở ghi chú sẵn có.
• Nhấn vào biểu tượng Máy ảnh → Scan Documents.
• Đưa camera iPhone vào tài liệu cần scan. iPhone sẽ tự động nhận dạng, căn chỉnh khung. Bạn cũng có thể chụp thủ công nếu muốn.
• Sau khi chụp, iPhone sẽ hiển thị bản quét, cho phép bạn cắt, xoay và điều chỉnh màu sắc.
• Nhấn Keep Scan → Save.
• Tài liệu được chèn vào ghi chú. Bạn có thể Share hoặc lưu dưới dạng PDF tùy nhu cầu.

Cách scan trên điện thoại bằng phần mềm/ứng dụng

Ngoài tính năng scan tài liệu mặc định, có nhiều ứng dụng từ bên thứ ba hỗ trợ các tính năng chuyên sâu: nhận dạng ký tự (OCR), ký số, ghép nhiều trang PDF, đánh số trang tự động, chỉnh sửa nâng cao… Dưới đây là một số cái tên phổ biến:

Phần mềm scan CamScanner

CamScanner được nhiều người dùng biết đến nhờ sự tiện lợi và nhiều tính năng mở rộng.
Đặc biệt:

• Cách tải và cài đặt:

• • • Vào CH Play hoặc App Store.
    • Tìm “CamScanner” và cài đặt miễn phí.

• Cách sử dụng:
• • • Mở ứng dụng, đăng ký tài khoản Nhấn biểu tượng camera để quét tài liệu.
    • Ứng dụng tự động căn viền, cắt xén và cho phép bạn tùy chọn chế độ tăng độ nét, chỉnh màu.
    • Sau khi hoàn thành, bạn có thể lưu dưới dạng PDF hoặc JPEG.
• Tính năng nổi bật:
• • • OCR: Nhận dạng text trong ảnh, cho phép copy, chỉnh sửa nội dung.
    • Chèn chữ ký số, watermark để bảo vệ bản quyền.
    • Đồng bộ đa nền tảng: Truy cập file trên máy tính, web, điện thoại.
    • Chỉnh sửa file PDF, sắp xếp nhiều trang PDF, gộp hoặc tách trang.

• Lưu ý:

• • Phiên bản miễn phí có quảng cáo và giới hạn tính năng.
  • Để bảo mật, bạn nên cài mật khẩu bảo vệ file (nếu cần) trước khi chia sẻ.

Ứng dụng scan Microsoft Office Lens

Microsoft Office Lens (nay là Microsoft Lens) là một ứng dụng của Microsoft, tối ưu cho việc chụp tài liệu, bảng trắng, danh thiếp:

Cách tải và cài đặt:

Tìm trên CH Play hoặc App Store với từ khóa “Microsoft Lens”.

Chức năng chính:

• Scan tài liệu: Tự động nhận diện góc cạnh, điều chỉnh độ tương phản.
• Scan danh thiếp: Tự động đọc thông tin liên hệ và lưu vào danh bạ (Card Mode).
• Scan bảng trắng: Tối ưu góc nhìn, xóa bóng, chói, phù hợp cho ghi chú họp hành.
• Tích hợp với Microsoft 365:

Dễ dàng lưu file scan vào OneDrive, OneNote hoặc Word, PowerPoint.

Hỗ trợ trích xuất văn bản (OCR) để chỉnh sửa trong Word.

• Ưu – Nhược điểm:

Ưu: Miễn phí, không quảng cáo; tích hợp tốt với hệ sinh thái Microsoft.

Nhược: Cần tài khoản Microsoft để tận dụng đầy đủ chức năng, giao diện tiếng Anh với một số người dùng có thể cần thời gian làm quen.

Các ứng dụng scan ảnh mới nhất hiện nay:

Ngoài hai ứng dụng quen thuộc trên, thị trường có nhiều phần mềm scan ảnh, tài liệu khác như:

Tên Ứng dụng	Hỗ trợ Nền tảng	Ưu điểm Nổi bật	Nhược điểm
Adobe Scan	Android, iOS	– Giao diện đẹp, chuyên nghiệp – OCR mạnh mẽ – Tích hợp Adobe Document Cloud	– Cần tài khoản Adobe – Nhiều tính năng nâng cao trả phí
ScanPro (ScanPro App)	Android, iOS	– Chất lượng scan cao – Hỗ trợ OCR, ký số – Quản lý file linh hoạt	– Bản miễn phí giới hạn – Quảng cáo
Simple Scanner	Android, iOS	– Nhẹ, đơn giản, dễ sử dụng – Cho phép tạo file PDF nhiều trang	– Thiếu tính năng nâng cao (OCR, ghép trang phức tạp)
TurboScan	Android, iOS	– Tốc độ xử lý nhanh – Chất lượng ảnh scan tốt – Giao diện thân thiện	– Bản miễn phí giới hạn trang scan – Tính năng cao cấp trả phí

Như vậy, tùy vào nhu cầu công việc và sở thích cá nhân, bạn có thể lựa chọn ứng dụng phù hợp. Đa phần các app miễn phí đều đủ dùng cho nhu cầu cá nhân, nhưng để có các tính năng cao cấp (OCR ngôn ngữ phức tạp, ký số, tách/gộp file PDF phức tạp), bạn có thể cân nhắc gói trả phí.

Cách scan tài liệu bằng máy scan chuyên dụng

Dù điện thoại thông minh đã hỗ trợ việc scan rất tiện lợi, nhưng với nhu cầu chuyên môn cao, scan số lượng lớn, hoặc đòi hỏi chất lượng hình ảnh đặc biệt bạn vẫn nên sử dụng máy scan chuyên dụng. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản:

Chuẩn bị trước khi scan

• Kiểm tra máy scan: Đảm bảo máy hoạt động tốt, kết nối máy tính qua cổng USB (hoặc mạng LAN/Wi-Fi nếu là máy scan có tính năng mạng).
• Cài đặt driver: Nếu đây là lần đầu sử dụng, hãy cài đặt driver và phần mềm scan theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Chọn phần mềm scan: Có thể dùng phần mềm mặc định của hãng Epson Scan, Canon IJ Scan Utility…hoặc phần mềm bên thứ ba VueScan, ABBYY FineReader, Adobe Acrobat…
• Kiểm tra tài liệu: Loại bỏ ghim, kẹp giấy, làm phẳng tài liệu. Với ảnh cũ, bạn nên lau sạch bụi nếu có.

Các bước scan giấy tờ bằng máy scan

Quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy hãng máy, nhưng nhìn chung gồm:

Đặt tài liệu vào máy scan

Máy scan phẳng:

• Mở nắp máy, đặt tài liệu úp mặt cần scan xuống mặt kính.
• Canh tài liệu theo góc chuẩn (thường có mũi tên hoặc ký hiệu căn chỉnh).
• Đóng nắp lại.

Máy scan nạp giấy tự động

• Kiểm tra khay nạp giấy ADF sạch, không kẹt.
• Sắp xếp tài liệu ngay ngắn, bỏ ghim, tránh giấy nhăn.
• Đặt chồng tài liệu vào khay nạp, canh hướng giấy đúng (mặt cần scan thường úp xuống, tùy thiết kế).

Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

• • Mở phần mềm do hãng máy scan cung cấp (hoặc phần mềm bên thứ ba).
  • Chọn “Preview” nếu có, để phần mềm quét nhanh và hiển thị bản xem trước.

• Chọn chế độ màu:

• • • Color cho ảnh màu, tài liệu có nhiều màu sắc.
    • Grayscale cho tài liệu có thang màu đen trắng.
    • Black & White cho văn bản.
  • Độ phân giải: Thông thường, 300 DPI là đủ cho tài liệu văn bản, 600 DPI hoặc hơn nếu bạn cần chất lượng cao, đặc biệt là ảnh in hoặc thiết kế.

• Định dạng file:

• • PDF: Tiện lưu trữ, chia sẻ, đặc biệt cho tài liệu nhiều trang.
  • JPEG (JPG), PNG: Tốt cho ảnh, dung lượng gọn.
  • TIFF: Thường dùng trong in ấn chuyên nghiệp, lưu ảnh không nén, chất lượng cao.
• Kích thước giấy: A4, Letter, Legal… tùy loại tài liệu.
• Cài đặt nâng cao: Tự động cắt xén, tự động xoay, loại bỏ trang trắng, chỉnh màu, xóa nền.

Tiến hành scan tài liệu

• Nhấn “Scan” và chờ máy thực hiện quét.
• Kiểm tra file xuất ra trên máy tính.
• Nếu quét nhiều trang, tùy phần mềm, bạn có thể chọn “Scan to PDF” – ghép tất cả trang vào một file PDF.
• Lưu file vào thư mục mong muốn, đặt tên dễ nhớ.

Mẹo:

• Với tài liệu nhiều trang, bạn nên dùng máy scan có ADF để tiết kiệm thời gian.
• Luôn kiểm tra chất lượng bản scan trước khi quét số lượng lớn, tránh lỗi cài đặt gây mờ, mất nét.

Một số lưu ý quan trọng khi scan tài liệu

Trong quá trình số hóa tài liệu, để đảm bảo chất lượng hình ảnh, bảo mật và quản lý file hiệu quả, bạn cần chú ý những điểm sau:

Đảm bảo chất lượng hình ảnh scan

• Chọn độ phân giải phù hợp:
  300 DPI cho văn bản thông thường.
  600 DPI trở lên cho ảnh cần độ nét cao, tài liệu quan trọng.

• Đảm bảo bề mặt sạch: Mặt kính hoặc ống kính camera bị bẩn sẽ khiến bản scan mờ, có đốm.
• Ánh sáng đủ: Chọn nơi sáng, tránh đổ bóng lên tài liệu, tránh nguồn sáng mạnh chiếu trực tiếp.
• Căn chỉnh tài liệu thẳng: Tránh ảnh scan bị lệch khung quá nhiều, gây khó khăn khi đọc.
• Chỉnh sửa hậu kỳ: Dùng các phần mềm/ứng dụng để cắt xén viền, tăng độ tương phản, xóa vết bẩn, nếp gấp.

Cách lưu trữ tài liệu sau khi scan

• Quy tắc đặt tên file:

• Dùng tiêu đề ngắn gọn, dễ nhận biếtThêm ngày tháng vào tên file nếu cần.

• Quản lý thư mục khoa học:

• Sắp xếp theo phòng ban, dự án, loại tài liệu hoặc năm tháng.
• Tránh để tất cả file lộn xộn trong một folder.

• Sao lưu đám mây:

• Dùng Google Drive, Dropbox, OneDrive… để bảo vệ dữ liệu.
• Có thể lưu bản sao ở ổ cứng rời đề phòng mất mạng hoặc tài khoản.

• Đặt mật khẩu cho file PDF
• Phân quyền truy cập: Nếu lưu trên server công ty, chỉ cấp quyền chỉnh sửa hoặc đọc cho người liên quan.

Những lỗi thường gặp khi scan và cách khắc phục

• Bản scan bị mờ, nhòe:

• Kiểm tra chất lượng bản gốc (giấy quá cũ hoặc mờ).
• Tăng độ phân giải (DPI) hoặc chỉnh mức sáng – tương phản.
• Vệ sinh kính scan (với máy scan phẳng) hoặc ống kính camera.

• File scan kích thước quá lớn:

• Giảm DPI (từ 600 xuống 300, hoặc 150 DPI nếu chỉ cần xem, không cần in chất lượng cao).
• Chọn định dạng PDF thay vì TIFF.
• Dùng chức năng nén (compress) của phần mềm scan hoặc các công cụ online.

• Khung scan bị lệch, mất góc:

• Đặt tài liệu ngay ngắn, canh đúng cỡ giấy.
• Kiểm tra cài đặt Paper Size trên phần mềm.

• Ứng dụng scan trên điện thoại báo lỗi:

• Kiểm tra kết nối mạng (nếu dùng app yêu cầu online).
• Cập nhật app lên phiên bản mới nhất.
• Xóa bộ nhớ đệm, khởi động lại ứng dụng.

Câu hỏi thường gặp khi scan tài liệu, ảnh

Dưới đây là tất cả câu hỏi thường gặp:

Scan ảnh mất thời gian khoảng bao lâu?

• • Trên điện thoại: Chỉ mất khoảng vài giây đến 1 phút cho mỗi lần scan, tùy ứng dụng và độ phức tạp (chỉnh sửa, cắt xén, OCR…).

• Trên máy scan chuyên dụng:

• • Máy flatbed (phẳng) thông thường: Mất tầm 10 – 15 giây/trang ở 300 DPI.
  • Máy có ADF (tốc độ cao): Có thể quét 20 – 50 trang/phút hoặc hơn, tùy công suất máy.
• Kết nối máy tính nhanh/chậm, độ phân giải cài đặt, kích thước trang cũng ảnh hưởng thời gian scan.

Có nên sử dụng ứng dụng scan miễn phí không?

• Ưu điểm:
  Tiết kiệm chi phí, tiện lợi, đa phần đáp ứng đủ nhu cầu cơ bản.
• Nhược điểm:
  Thường có quảng cáo, giới hạn tính năng, giới hạn số lần scan trong ngày/tháng.
  Một số ứng dụng miễn phí có thể thiếu tính năng OCR nâng cao, hoặc bảo mật hạn chế.

• Khuyến nghị:

• • Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng scan tài liệu cá nhân, app miễn phí là đủ dùng.
  • Nếu là doanh nghiệp, cần chức năng bảo mật, OCR chính xác và quản lý file chuyên nghiệp, nên đầu tư phiên bản trả phí hoặc máy scan chuyên dụng + phần mềm phù hợp.

Lời Kết

Nếu bạn cần mua sắm smartphone có camera chất lượng cao để phục vụ công việc scan hàng ngày, hay muốn tìm máy scan chuyên nghiệp cho văn phòng, hãy liên hệ ngay với Điện Thoại Nhanh qua wedsite hoặc hotline.

Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn sản phẩm phù hợp nhất, đảm bảo bạn có trải nghiệm scan mượt mà, chất lượng cao, góp phần tối ưu hóa quy trình làm việc và bảo mật dữ liệu. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và chúc bạn thực hiện thành công mọi thao tác scan.